応募動機・現在抱えている課題
提案する企画を通じて改善したいアートマネジメント環境の基盤など

当プロジェクトでは毎年公募でレジデント・アーティストを募集しており、常勤スタッフ2人、非常勤ディレクター1名という非常に少ない人員で、世界中からの350件あまりの公募を取り扱う状況にあり、その数は年々増える傾向にあります。それらを2ヵ月程度の期間で処理し審査委員会のための資料を作成する必要がありますが、スタッフを増員できる見込みは無く、予算も削減の方向にあり、コピーなどにかかる費用も切迫してきています。従いまして、公募処理に係る事務手続きの簡略化および経費の削減は危急の課題となっています。

趣旨・重点テーマ
目標、なぜ今この企画の実現が必要なのか等

当プロジェクトにおけるレジデント・アーティストの選考は、短時間での事務処理と海外など遠隔地の審査員との応募情報の共有が必要とされています。こういった状況は、多数の応募者を擁する他アート機関においても同様であると考えられます。この企画の目標は、そうしたニーズに応えるために、「公募書類のオンライン受付および取得データ自動処理システム」を開発し、それを他の組織と共有することにあります。

内容
プロジェクトの具体的な最終形態

解決策として応募者自身がインターネット上で応募書類に記入し、作品写真などの資料をアップロードできるシステムと、得られた情報を自動的にデータベース化するシステムが考えられます。これにより、受け付けた書類を一件ずつエクセル等の表計算ソフトに入力する作業が無くなり、画像や各種テキストもデータベースソフトのインターフェースを通じてペーパーレスに共有できます。また、集計作業の簡略化も図ることができます。

さらに、このシステムをオープンソース化することで、同じような問題を抱えた他の機関にも使用してもらい、その利点を共有し、また、運用していく中で見つかった問題点、要望を反映させることで、このシステムをより洗練させていくことができます。

以下が、システムの概要になります。

◎基本システムの開発
システムはCGIによるWEB上の入力フォームとMySQLによるデータベースシステム、それに連動したFileMakerによるインターフェース画面によって構成される。
WEB上からはアーティストステートメント、プロポーザル、CVなどのテキスト／数値情報と、作品写真などの画像データをエントリーできる。
エントリーされたデータは自動的にデータ化され、WEBブラウザ上で閲覧可能な他、ダウロード後、FileMakerのデータベースとして、利用状況に合わせたレイアウトで閲覧可能になる。

◎他機関との共有のために
さらに、コンテンツ・マネージメント・システム（CMS）を使って、WEB上での入力項目、アップロードするデータの種類、数などをカスタマイズできるシステムを構築。これをFileMakerと連動し、ランタイム化して配信する。
ネットTAMでは、このソフトウェアーをダウンロードでき、詳しいインストラクションと、要望、バグの報告、ソリューションのアップロードが可能なHPへのリンクを貼る。

実現までのスケジュール
最長一年を目処

08年
現在〜9月	基本システムの開発
10〜12月	09年度公募のためのシステムの最適化
09年
1月	応募受付／システム稼動開始
2〜3月	機関との共有するためのシステム開発
4月〜	システムの公開・検証・改良